maandag 3 augustus 2015

Tips om een vergadering leuker te maken

Vind jij die vergaderingen ook altijd zo saai, en ben je op zoek naar manieren om vergaderen in de toekomst leuker te maken? Met deze tips kan je je vergaderingen al wat leuker te maken!

Begin de vergadering met rondje klagen en roddelen
Voordat de vergadering daadwerkelijk start, zijn mensen vaak nog met elkaar aan het praten. Het zou toch leuk zijn om dit aspect ook in de vergadering te verwerken? Waarom niet vijf of tien minuten openlijk klagen en roddelen met elkaar als officieel agendapunt?

Start de vergadering bij het einde
Geen zin om de vergadering van begin tot eind, punt voor punt af te handelen? Start voor de lol eens aan het eind. Begin je vergadering met een goede samenvatting alsof de vergadering al is geweest. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Ook kan je de vergadering leuker maken door per agendapunt één persoon te vragen de samenvatting te geven van de discussie die nog gevoerd moet worden.

Toegevoegde waarde van het overleg helder hebben
Als voorzitter van de vergadering, is het verstandig om aan het begin van de vergadering op tafel te gooien waarom jullie bij elkaar zitten en wat het gaat opleveren. Je zou aan de overige aanwezigen ook de vraag kunnen stellen wat er mis of verkeerd zou gaan als deze vergadering niet door zou gaan.

Hou de klok in de gaten
Zorg ervoor dat de vergadering op tijd start en ook op de afgesproken tijd weer klaar is. Tijd kost immers geld, en hoe langer jullie doorgaan met vergaderen, hoe meer geld er verloren gaat. Staat er in de agenda dat de vergadering een half uur duurt, van 14.00 uur tot 14.30 uur? Hou je hier dan ook aan. Ook als mensen te laat zijn, moet je gewoon al starten met de vergadering, dan hadden die laatkomers maar op tijd moeten zijn. Ook als de vergadering om 14.30 uur nog niet is afgelopen, kan je beter stoppen. Zijn er echt nog dingen die besproken moeten worden, plan dan gelijk een nieuwe vergadering in om deze punten alsnog te kunnen bespreken.

Maak de vergadering niet te lang
Mensen hebben maar een beperkte aandacht spanne. Het is dus belangrijk dat de vergadering niet langer dan een uur of anderhalf uur mag duren. Zijn er te veel punten voor op de agenda en ga je het niet redden met de tijd? Plan dan gewoon twee vergaderingen in op twee verschillende dagen. Als de vergadering namelijk langer dan 1,5 uur duurt, zullen mensen slaperig worden en zich gaan vervelen. Hun aandacht ligt dan niet meer bij de vergaderingen, maar bij de dingen die ze nog moeten doen, of de dingen die ze graag zouden willen doen.

Ga eens staan, in plaats van zitten
Lichaamstaal zegt veel over hoe iemand zich voelt en wat iemand ervan vindt. Dit is ook één van de redenen waarom bij een staand overleg de besluiten en beslissingen beter en sneller worden genomen, dan wanneer men zit. De vergadering duurt dus korter als je blijft staan!

Kijk elkaar niet aan
Ga eens met jullie rug tegen elkaar staan. Als je elkaar niet kan zien, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen. Mensen zien immers niet je lichaamstaal, en ook de gebaren die je maakt worden niet gezien. Ook is dit tevens een leuk spelletje, om te raden wie er spreekt!

Start met 30 seconden stilte
Als er een nieuw agendapunt aan bod komt, start dan met 30 seconden stilte. Zo krijgen de deelnemers van de vergadering de tijd om het agendapunt te overdenken. Ook gaan mensen zichzelf dan vragen stellen, de zogenaamde ‘interne dialoog’. Ook voorkomt het dat veelpraters de tijd vol gaan kletsen met nutteloze dingen.

Beweeg tussen de agendapunten door
Bewegen tijdens de vergadering en tussen de agendapunten door creëert ruimte in de hersenen voor nieuwe ideeën en inzichten. Ga dus een rondje koffie doen, ga eens allemaal op een andere plaats zitten, enzovoort.

Breng structuur aan in de vergadering
De structuur van B.O.B.A. komt uit de crisismanagement en houdt simpelweg in dat je per agendapunt een vaste structuur doorloopt:
Beeldvorming (wat is er aan de hand)
Oordeelsvermogen (wat vinden we daarvan)
Besluitvorming (wat willen we)
Acties (wat gaan we eraan doen).

Geen opmerkingen:

Een reactie posten